Deux heures de débat en instance, deux semaines pour en sortir un procès-verbal fidèle : un délai que la plupart des secrétariats de SDIS connaissent trop bien.
CASDIS, F3SCT, comité social territorial : chaque séance produit des heures d'échanges qu'il faut ensuite transformer en un procès-verbal exact, opposable, et fidèle aux débats. Le secrétariat réécoute, prend des notes complémentaires, structure, fait valider — un travail minutieux qui prend souvent plusieurs semaines, pendant que les décisions prises restent en attente de formalisation.
Ce délai n'est pas anodin : tant que le PV n'est pas validé, certaines délibérations ne peuvent pas être notifiées, certains dossiers restent bloqués en aval.
L'enregistrement de la séance est transcrit, puis structuré automatiquement selon la trame habituelle du SDIS : rappel de l'ordre du jour, résumé fidèle des débats point par point, délibérations et résultats des votes. Les enregistrements sont traités dans le portail du SDIS, hébergé en France, et le SDIS décide s'ils sont conservés après la rédaction — un point sensible quand les échanges touchent des situations individuelles.
Le portail ne tranche rien : il produit un projet de PV que le secrétariat relit, corrige et complète avant transmission pour validation, exactement comme il le ferait à partir de ses propres notes — en beaucoup moins de temps.
Le gain de temps se compte en jours, pas en minutes : un projet de procès-verbal disponible dès le lendemain de la séance, contre deux semaines ou plus avec une rédaction manuelle classique. Les délibérations peuvent être notifiées plus vite, et le secrétariat n'accumule plus de retard d'une instance à l'autre.
CASDIS, F3SCT, comité social territorial, conseils d'administration : le même principe s'applique à toute instance enregistrée. C'est l'un des cas d'usage administratifs que nous configurons dès le déploiement du portail, aux côtés des pièces de marchés publics et des courriers aux usagers et aux élus.
30 minutes en visioconférence : nous vous montrons le portail configuré pour un SDIS, avec vos cas d'usage prioritaires.