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RH & Administratif
PV d'instances, paies, marchés, attestations, courriers – Comment automatiser les tâches répétitives sans rien changer à qui décide
CAS 1: PV d'instances automatisés (CASDIS, F3SCT, CSI)
Le problème
❌ Secrétaire transcrit réunion manuellement:
→ 2 semaines pour un PV
→ Texte brouillon, omissions
→ Pas de structure homogène
→ 2 semaines pour un PV
→ Texte brouillon, omissions
→ Pas de structure homogène
La solution
✓ On enregistre, le portail rédige:
Enregistrement (un téléphone sur la table, ou l'application bureau qui capte la visio Teams/Zoom) → Transcription → Structuration
PV prêt en 24h — et, à partir du même enregistrement, un relevé de décisions d'une page et un message aux agents, si vous le souhaitez.
Enregistrement (un téléphone sur la table, ou l'application bureau qui capte la visio Teams/Zoom) → Transcription → Structuration
PV prêt en 24h — et, à partir du même enregistrement, un relevé de décisions d'une page et un message aux agents, si vous le souhaitez.
Exemple CASDIS
RÉUNION: CASDIS - 15/09/2026 (2h, enregistrée)
TRAITEMENT:
• Transcription automatique
• Structuration: OdJ / Décisions / Points info
• Format: Prêt pour secrétaire (ajustements 30 min)
────────────────────────────────
CASDIS SDIS 00 - 15/09/2026
────────────────────────────────
ORDRE DU JOUR:
1. Rapports d'activité
2. Budget 2027
3. Recrutements SPP/SPV
DÉCISIONS:
✓ Augmentation budget formation +15%
✓ Recrutement 12 SPP lancé
TRAITEMENT:
• Transcription automatique
• Structuration: OdJ / Décisions / Points info
• Format: Prêt pour secrétaire (ajustements 30 min)
────────────────────────────────
CASDIS SDIS 00 - 15/09/2026
────────────────────────────────
ORDRE DU JOUR:
1. Rapports d'activité
2. Budget 2027
3. Recrutements SPP/SPV
DÉCISIONS:
✓ Augmentation budget formation +15%
✓ Recrutement 12 SPP lancé
ROI
→ Avant: 10h (2 semaines) par PV
→ Après: 1h relecture
→ Gain: 10h par réunion
SDIS 00: 12 instances/an = 120h gagnées
→ Après: 1h relecture
→ Gain: 10h par réunion
SDIS 00: 12 instances/an = 120h gagnées
CAS 2: Paies SPP/SPV automatisées
Le problème
Calcul primes + repos compensateur complexe
→ Conventions SPV changeantes
→ Risque d'erreur
→ Audit DGFiP
→ Conventions SPV changeantes
→ Risque d'erreur
→ Audit DGFiP
La solution
@rh automation calcule automatiquement:
• Primes selon grille
• Repos comp vs convention
• Vérification cohérence
• Primes selon grille
• Repos comp vs convention
• Vérification cohérence
ROI
-50% temps paie (10h/mois → 5h/mois)
Moins d'erreurs (calcul automatisé)
Traçabilité complète pour audit
Moins d'erreurs (calcul automatisé)
Traçabilité complète pour audit
CAS 3: Marchés publics – Analyse offres vs CCTP
Le problème
Évaluation offres vs CCTP manuelle
→ 12h par marché
→ Risque de manquer un critère
→ 12h par marché
→ Risque de manquer un critère
La solution
@marches analyse:
• Extrait critères du CCTP
• Score chaque offre
• Tableau de comparaison
• Extrait critères du CCTP
• Score chaque offre
• Tableau de comparaison
ROI
75% temps économisé (12h → 3h)
Meilleure décision
Traçabilité de l'évaluation
Meilleure décision
Traçabilité de l'évaluation
CAS 4: Attestations, courriers, questions statutaires – par formulaire
Le problème
Des dizaines de petites demandes chaque mois : une attestation d'intervention pour une assurance, une réponse à un courrier d'usager ou d'élu, une question de statut SPV
→ Chacune prend 15 à 30 minutes
→ Toujours les mêmes recherches, les mêmes modèles à retrouver
→ Chacune prend 15 à 30 minutes
→ Toujours les mêmes recherches, les mêmes modèles à retrouver
La solution
✓ Un formulaire pour chaque demande courante
• Attestation d'intervention : n° d'intervention, demandeur, motif → attestation prête à signer
• Réponse à un usager : le courrier reçu en pièce jointe, le ton souhaité → projet de réponse dans le style du SDIS
• Question statutaire : la situation de l'agent, la question → réponse qui cite le règlement intérieur et les textes
L'agent remplit trois cases, relit, valide. Il n'a pas besoin de « parler à une IA ».
• Attestation d'intervention : n° d'intervention, demandeur, motif → attestation prête à signer
• Réponse à un usager : le courrier reçu en pièce jointe, le ton souhaité → projet de réponse dans le style du SDIS
• Question statutaire : la situation de l'agent, la question → réponse qui cite le règlement intérieur et les textes
L'agent remplit trois cases, relit, valide. Il n'a pas besoin de « parler à une IA ».
ROI
→ 2 minutes au lieu de 20 par attestation
→ Des réponses homogènes, dans le ton du SDIS
→ Le gestionnaire garde la main : rien ne part sans sa relecture
→ Des réponses homogènes, dans le ton du SDIS
→ Le gestionnaire garde la main : rien ne part sans sa relecture
Voir tous les formulaires → · Fiche « Attestations » → · Fiche « Courriers aux usagers » → · Fiche « Questions statutaires » → · Fiche « Gestion des SPV » →
CAS 5: Les demandes reçues par e-mail, pré-traitées avant d'être ouvertes
✓ Une adresse dédiée, par exemple attestations@sdis00.fr
Quand une demande y arrive, le portail la lit, identifie ce qui est demandé, retrouve l'intervention concernée et prépare le projet de réponse dans la boîte du gestionnaire. Celui-ci ouvre le mail avec la réponse déjà rédigée à côté. Il vérifie et envoie.
Quand une demande y arrive, le portail la lit, identifie ce qui est demandé, retrouve l'intervention concernée et prépare le projet de réponse dans la boîte du gestionnaire. Celui-ci ouvre le mail avec la réponse déjà rédigée à côté. Il vérifie et envoie.
→ Aucune demande oubliée, aucune saisie
→ Fonctionne aussi pour les demandes de RETEX, les questions des élus, les demandes de visite ERP
→ Fonctionne aussi pour les demandes de RETEX, les questions des élus, les demandes de visite ERP
Générer un PV CASDIS en direct
30 minutes en visioconférence – Nous enregistrons une réunion, générons le PV en direct
Réserver une démo